Bạn đang xem bài viết Cách đánh số tự động trong Excel đơn giản và nhanh nhất tại thtrangdai.edu.vn, bạn có thể truy cập nhanh những thông tin cần thiết tại mục lục bài viết dưới đây.
Bạn có cần đánh số nhóm cột, hàng bất kỳ trong Excel để dễ dàng theo dõi dữ liệu không? Hãy cùng tham khảo bài viết sau để biết ngay 4 cách đánh số hoàn toàn tự động trong Excel, đơn giản, dễ thao tác nhé!
Kéo chuột để đánh số
Phương pháp này rất nhanh chóng và đơn giản. Bạn làm như sau:
Bước 1: Nhập liên tiếp 2 số đầu tiên vào 2 ô đầu tiên của mảng (theo chiều ngang hoặc chiều dọc) mà bạn muốn đánh số tự động.
Ví dụ: để đánh số cột STT trong bảng trên, nhập số 1 vào ô A2, nhập số 2 vào ô A3.
Bước 2: Các bạn chọn 2 ô chứa 2 số vừa nhập (tức là A2 và A3), sau đó di chuột vào biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải ô A3. Nhấn giữ dấu cộng này và kéo chuột đến cuối ô cần đánh số tự động mà bạn muốn.
Kết quả sẽ như sau: 
Sử dụng một công thức đơn giản
Bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhập số serial cho ô đầu tiên trong hàng hoặc cột mà bạn muốn tự động nhập số serial. Trong hộp tiếp theo, nhập công thức:
=” vị trí của ô vừa điền” + x (trong đó x là bước nhảy – tức là khoảng cách giữa 2 số liên tiếp) > Nhấn Enter.
Ví dụ: với số bắt đầu là 1, bạn muốn Excel điền các số theo thứ tự 1, 2, 3,… thì chọn x là 1; theo mẫu 1, 3, 5,… thì chọn x là 2.
Bước 2: Di chuyển chuột đến biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải ô bạn vừa nhập công thức > Nhấn giữ dấu cộng này và kéo thả chuột đến cuối ô muốn tự động đánh số.
Kết quả sẽ như sau:
Sử dụng Tự động điền
Bạn làm như sau:
Bước 1: Nhập số cho ô đầu tiên > Vào Tab Home > Chọn Fill > Select Series.
(Với các phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Select Fill > Series).
– Mục “Dòng in” Cho phép bạn chọn thứ tự theo hàng hoặc cột. Chọn Hàng nếu đánh số theo hàng và chọn Cột nếu đánh số theo cột.
– Mục “Kiểu” cho phép bạn chọn kiểu đánh số. Excel hỗ trợ 4 kiểu đánh số:
- Tuyến tính: Đánh số theo thứ tự tăng dần.
- Tăng trưởng: Loại lũy tiến (Tăng theo quy tắc nhất định).
- Date: Loại ngày (Nếu Date được đánh dấu, Date Unit sẽ xuất hiện).
- AutoFill: Kiểu tự động điền.
– Mục “Giá trị bước” (Jump): Chọn khoảng cách giữa hai số liên tiếp. Ví dụ: với số 1 đầu tiên, nếu giá trị Bước được đặt thành 1 và số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3, v.v., nếu giá trị Bước được đặt thành 2, số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3. , 5,…
– Mục “Giá trị dừng” (Last value): Giá trị cuối cùng bạn cần đánh số tự động. Ví dụ: nếu bảng chỉ cần đánh số là 10 thì đặt giá trị Dừng thành 10.
Bước 2: Sau khi chọn xong các thông số trên nhấn OK. Kết quả sẽ như sau:
Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng nhau với IF
Cú pháp:
=IF(kiểm tra logic, giá trị_if_true, SUBTOTAL(số_hàm, ref1,…))
Trong đó:
Công thức hàm IF là =IF(logic_test, value_if_true, value_if_false), với:
- kiểm tra logic: Điều kiện của hàm IF.
- giá trị_if_true: Trả về giá trị nếu điều kiện đúng.
- giá trị_if_false: Trả về giá trị nếu điều kiện sai. Ở đây chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL.
Hàm SUBTOTAL có các đối số sau:
- hàm_num: Số xác định chức năng được thực hiện, 1 – 11 là bỏ qua các ô đã lọc, nhưng để ẩn các hàng theo cách thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua ô ẩn – ô đã được lọc và ẩn thủ công. Khi nhập hàm SUBTOTAL vào một ô hoặc vào thanh công thức, Excel sẽ cung cấp danh sách các số này để bạn lựa chọn.
- ref1, ref2,…: Vùng chứa số thứ tự. Ref1 là bắt buộc, ref2 đến 254 là tùy chọn.
Hướng dẫn sử dụng:
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như hình dưới đây với các hàng trống và không trống hỗn hợp. Nhiệm vụ của bạn là tự động điền các số thứ tự tương ứng với các tên trong danh sách này, không bao gồm các ô trống.
Để đánh số tự động bằng hàm SUBTOTAL kết hợp với hàm IF các bạn làm như sau:
Bước 1: Nhập cú pháp ô đầu tiên nhập số thứ tự (ô A2):
=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))
Giải thích công thức:
Hàm chính được sử dụng sẽ là IF. Nếu có ô trống thì bỏ qua việc đếm. Nếu ô không trống, hãy sử dụng SUBTOTAL để đánh số.
Trong hàm SUBTOTAL, các đối số cần điền là:
- hàm_num là 3: Tương ứng với cách tính là COUNTA – đếm các ô không trống.
- ref1 là $B$2:B2: Đếm các ký tự xuất hiện trong phạm vi $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định bằng a “$” ký tên trước hàng và địa chỉ ô. Nếu bạn sao chép công thức xuống, giá trị sẽ thay đổi như sau: $B$2:B3, $B$2:B4, $B$2:B5,… và hàm sẽ đếm chính xác, mang lại kết quả như mong muốn.
Bước 2: Sau khi nhập công thức xong nhấn Enter rồi tiếp tục copy công thức xuống cuối bảng (như hướng dẫn ở mục 2). Kết quả sẽ như sau:
Một cách khác là sử dụng hàm IF kết hợp COUNTA với cú pháp:
=IF(B2=””,””,COUNTA($B$2:B2))
Kết quả sau khi đánh số xong sẽ giống như khi bạn nhập hàm IF kết hợp với SUBTOTAL.
Tuy nhiên cách này chỉ nên thực hiện khi bạn không có ý định lọc dữ liệu để đi qua file/sheet khác, vì sau khi lọc hàm COUNTA sẽ giữ lại số thứ tự ban đầu được điền vào chứ không như SUBTOTAL.
Giả sử từ bảng dữ liệu trên các bạn muốn lọc ra danh sách thành viên team C. Bạn tiến hành bôi đen (chọn) bảng dữ liệu, vào thẻ Home > Sort and Filter > Filter.
(Với các phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Select Sort and Filter > Filter).
Bạn có thể xem so sánh bên dưới để biết cách SUBTOTAL và COUNTA hoạt động:
Từ kết quả ở bảng trên có thể thấy rằng:
- SUBTOTAL đánh số lại khi bạn lọc dữ liệu, giúp thuận tiện cho việc sao chép sang bảng khác để tạo danh sách theo dõi và gửi dữ liệu.
- COUNTA sẽ giữ lại số thứ tự ban đầu. Bạn sẽ cần đến chức năng này khi muốn bảo toàn số serial gốc để dễ dàng tra cứu và theo dõi.
Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn chức năng phù hợp cho dữ liệu của mình nhé!
Trên đây là hướng dẫn cách đánh số tự động trong Excel, đơn giản, dễ làm. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn khi làm việc với bảng tính!
Cảm ơn các bạn đã xem bài viết Cách đánh số tự động tuần tự trong Excel đơn giản và nhanh nhất tại thtrangdai.edu.vn. Các bạn có thể bình luận, xem thêm các bài viết liên quan bên dưới và hy vọng nó sẽ hữu ích. bạn thông tin thú vị.
Nhớ để nguồn: Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động đơn giản, nhanh nhất tại thtrangdai.edu.vn
Chuyên mục: Blog
